Dix ans
Les livres comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans (art. 958f CO). Le délai court à partir de la fin de l’exercice auquel ils se rapportent : une facture de mars 2026 se garde jusqu’à fin 2036.
Sont concernées les factures que vous émettez et celles que vous recevez de vos fournisseurs, les relevés bancaires, et tout ce qui justifie une écriture comptable. Un devis accepté, qui fonde ce que vous facturez, a sa place dans le même dossier.
Le papier n’est pas obligatoire
Les pièces peuvent être conservées sous forme électronique, à condition qu’elles restent intègres, lisibles et consultables pendant toute la durée de conservation. Les règles précises figurent dans l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).
Concrètement : un PDF rangé au bon endroit, qu’on retrouve en quelques secondes, vaut mieux qu’un carton qu’on ne sait plus où chercher.
Retrouver, pas seulement garder
L’obligation est de conserver ; la difficulté est de retrouver. Le jour où un client conteste une facture de 2022, ce qui compte est de mettre la main en une minute sur le devis signé, la facture et le paiement.
Dans Newrigen, chaque document est rattaché à son client et à son chantier, et se filtre par client, par date ou par type. Les fichiers supprimés passent par une corbeille avant de disparaître.